Cu siguranţă, ţi se întâmplă şi ţie să munceşti mult la serviciu, iar până la sfârşitul programului să nu reuşeşti să termini nici sarcinile cele mai importante. Secretul pentru a câştiga mai mult timp ţine de organizare şi planificare. Citeşte mai jos câţiva paşi mici, dar siguri, pentru a avea o zi de muncă mai eficientă.
Începe ziua cu planificarea sarcinilor pe care le ai de făcut. Programează-ţi orele pentru întâlniri, răspuns la mesaje şi scrisori, cititul ştirilor sau chiar pentru pauza de cafea sau ceai.
Fă lucrurile care cer capacitate mentală maximă când eşti în vârful capacităţii. Pune întâlnirile minore când capacitatea ta de concentrare este minimă.
Stabileşte termeni-limită la toate activităţile. Şi respectă-le. Orice poate fi făcut în timpul stabilit.
Fă ordine… pe birou! Chiar dacă un birou plin de hârtii şi dosare dă impresia unui angajat care munceşte din greu, este cazul să scapi de tot ce nu-ţi foloseşte. Astfel, nu te vei mai trezi că ai uitat câteva facturi urgente pentru că erau rătăcite în dezordinea de pe birou.
Nu amâna lucrurile importante, care nu-ţi fac plăcere. Îţi vor bloca capul, reduce creativitatea şi capacitatea de muncă. Nicio sarcină nu devine mai uşoară dacă o amâni.
Stabileşte momente în care să nu te deranjeze nimeni – pune o notă „Vă rog nu deranjaţi” la uşă, menţionând când vei fi disponibilă.
Planifică-ţi telefoanele. Notează-ţi pe scurt ce vrei să spui şi ce vrei să afli. Acest lucru îţi salvează timpul tău şi al celuilalt, precum şi îmbunătăţeşte comunicarea.
Dacă începi ceva, cât mai repede posibil termină. Când împarţi lucrurile prea mult, pierzi coerenţa, imaginea de ansamblu şi timpul, „încălzindu-te” de fiecare dată când o iei de la capăt.
Uneori trebuie să spui „Nu!”. Unii se tem să refuze să-i ajute pe cei din jur, pentru a nu-i supăra. Dacă te numeri printre aceştia, vei primi mereu cereri de ajutor. Învaţă să mai şi refuzi, pentru a-i face pe ceilalţi să îţi respecte timpul la serviciu.
Evită să-ţi iei de lucru acasă, dacă nu crezi că poţi să o faci. E mai bine să te reţii la serviciu până termini. După aceea, te poţi bucura de timpul tău în voie.
Regula 60-40: planifică doar 60 la sută din timpul disponibil şi lasă restul pentru evenimente neaşteptate.
