Deşi ne ghidăm cu toţii după acelaşi ceas cu 24 de ore, mulţi dintre noi se simt în criză cronică de timp pentru a realiza tot ce au de făcut. De fapt, nu este nevoie de minuni, ci doar de îmbunătăţirea abilităţilor de organizare a timpului. Acestea te vor ajuta să delimitezi lucrurile importante şi să îndepărtezi factorii care-ţi irosesc timpul.
Planifică timpul dinainte Fiecare zi de lucru este plină de sarcini care trebuie îndeplinite.
Planificarea timpului este cea mai bună metodă de a înlătura distragerile şi a te ajuta să duci treaba până la capăt. La începutul fiecărei zile de lucru, când ajungi la birou, rezervă 10-15 minute pentru a face o listă cu sarcinile din timpul zilei şi bifează-le pe măsură ce le îndeplineşti. În acest mod, vei observa mai uşor progresul pe care l-ai realizat zilnic. Acest procedeu reduce, de asemenea, şansele să uiţi ceva din ce ai de făcut.
Stabileşte priorităţile.
Este uşor din a-ţi face un obicei să îndeplineşti cele mai plăcute sarcini mai întâi, dar activităţile zilei ar trebui să fie stabilite în funcţie de priorităţile nevoilor voastre. Importanţa şi urgenţa sarcinilor variază foarte mult. Subliniază acest lucru incluzând şi un sistem de clasificare, precum ar fi: A – cele mai importante; B – cele mai puţin importante; C – cele neimportante. Acest exerciţiu te va încuraja să îndeplineşti mai întâi sarcinile cele mai urgente şi să ai timp suficient pentru sarcinile importante.
Premiază-te şi învaţă să spui NU
De fiecare dată când reuşeşti să îndeplineşti o sarcină, oferă-ţi un cadou. Nu spunem să mergi zilnic la cumpărături, ci îţi poţi lua o mică pauză pentru a da un telefon unei persoane din familie sau pentru a lua o gustare. Dacă o sarcină sau solicitare nu are o importanţă majoră pentru slujba ta sau pentru obiectivele tale profesionale şi, mai ales, dacă ai multe alte sarcini de realizat, refuză politicos. A învăţa să refuzi este cea mai bună metodă de a-ţi scuti timpul. Totuşi, ai putea să încerci să-i oferi câteva soluţii alternative persoanei respective, în semn de consideraţie şi spirit de echipă.
Ţine cont de momentele de vârf şi de slăbiciune.
Când eşti mai creativă şi ai un randament mai bun: dimineaţa devreme, la prânz sau după-amiază târziu? Devenind conştientă de orele la care dai randament sau nu, îţi poţi programa sarcinile pentru momentele potrivite. De exemplu, dacă ai un moment de slăbiciune la ora trei după-amiază, ar fi mai bine ca atunci să aranjezi dosare decât să redactezi un mesaj important. Şi, apropo, delegarea sarcinilor e cea mai eficientă metodă de a economisi timp, permiţându-ţi să te ocupi de sarcinile mai importante.
Controlează factorii care te distrag
Deşi întreruperile la locul de muncă sunt inevitabile, impactul lor poate fi limitat. În timpul perioadelor aglomerate,
apelează la mesageria vocală pentru a filtra apelurile. Când încerci să te concentrezi, rezistă tentaţiei de a-ţi verifica e-mailul sau de a intra pe site-urile de socializare. Pentru acestea sau pentru e-mail-urile personale îţi poţi programa 30 de minute la începutul zilei de muncă şi 30 la sfârşitul acesteia.
Sursa: Timpul Suplimentul "Femeia"
